Pregunta de Arquivologia #019f69c8
(Q117) A implementação de programas de gestão de documentos pode ser constatada verificando-se se o órgão aplica planos ou códigos de classificação e tabelas de temporalidade e possui política arquivística institucional.
Certo
Errado
Explicación Oficial / Explicaciones de la Comunidad
A afirmação está correta (Certo).
A gestão de documentos, conforme a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Para que um programa de gestão de documentos seja efetivamente implementado e considerado ativo em uma instituição, é indispensável a existência e aplicação de seus três pilares fundamentais:
- Plano ou Código de Classificação de Documentos (PCD): Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pelo órgão no exercício de suas funções e atividades, agrupando-os sob códigos numéricos ou alfanuméricos estruturados.
- Tabela de Temporalidade (TTD): Instrumento aprovado por autoridade competente que define os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
- Política Arquivística Institucional: O conjunto de diretrizes, normas e fluxos formais estabelecidos pela alta administração que garante o suporte político, financeiro e administrativo para que as práticas arquivísticas ocorram de maneira contínua e padronizada.
Portanto, a verificação da existência e aplicação prática desses instrumentos e diretrizes é o método direto e correto para constatar se um órgão público de fato implementou um programa de gestão de documentos.