Questão de Arquivologia #01a0e457
(Q102) A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.
Certo
Errado
Explicação Oficial / Explicações da Comunidade
Gabarito Oficial: Errado
1. Análise da Questão
O item assevera que o responsável pela guarda de documentos na fase corrente é proibido de emprestá-los aos setores internos do próprio órgão, devendo obrigatoriamente fornecer cópias em resposta aos pedidos de informação.
2. Fundamentação Teórica / Legal
Na gestão de documentos, os arquivos correntes (ou de primeira idade) caracterizam-se pelo valor primário (administrativo, legal ou fiscal) e por sua elevada frequência de consulta e uso pelas unidades produtoras para a condução dos negócios cotidianos da instituição.
Uma das funções precípuas do arquivo corrente é justamente a prestação de serviços de consulta e empréstimo aos órgãos que compõem a instituição. O empréstimo de autos e documentos originais a outros setores internos é uma prática comum, rotineira e plenamente autorizada pelas normas arquivísticas, desde que formalizada por meio de termo ou recibo de empréstimo (com registro da data, setor solicitante, servidor responsável e prazo para devolução).
3. Conclusão / Análise das Alternativas
Não há vedação ao empréstimo interno de documentos correntes; pelo contrário, o empréstimo faz parte da rotina operacional de atendimento aos setores da própria entidade. Portanto, o item está Errado.